Jendelasulut.com — Bagi para pegiat pengadaan barang/jasa di seluruh Indonesia, dari Sabang hingga Merauke, di berbagai sektor—pemerintah, swasta, BUMN, BUMD, kecamatan, hingga desa. Dalam era digital yang serba cepat ini, dunia pengadaan barang/jasa juga mengalami transformasi signifikan. Salah satu implementasi yang paling gencar didorong oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) adalah mekanisme e-purchasing.
Kami, tim jendelasulut.com meyakini bahwa e-purchasing akan menjadi fokus utama dalam pengadaan di masa depan. Hal ini sejalan dengan perkembangan zaman yang serba digital dan pemanfaatan kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) di berbagai bidang. E-purchasing bukan hanya sekadar tren, tetapi sebuah kebutuhan untuk menciptakan pasar persaingan sempurna yang efisien, transparan, dan akuntabel.
Pada kesempatan kali ini, tim jendelasulut.com ingin berbagi mengenai file spesifikasi teknis e-purchasing yang bisa Anda unduh melalui tautan Google Drive. Karya Agus Arif Rakhman, ini di susun berdasarkan ketentuan yang tertuang dalam Peraturan Presiden (Perpres), Peraturan LKPP, dan Keputusan LKPP.
Dasar hukum utama dari e-purchasing adalah Perpres yang mengamanatkan implementasi pengadaan secara elektronik. Perpres ini kemudian diturunkan ke dalam Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021, yang mengatur secara lebih rinci mengenai e-purchasing. Selanjutnya, Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik menjelaskan mekanisme penyelenggaraan katalog elektronik secara detail.
Dari berbagai sumber, mayoritas Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) di berbagai instansi cenderung mengabaikan tahapan persiapan e-purchasing yang diperintahkan dalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022. Mereka langsung masuk ke tahap pelaksanaan e-purchasing tanpa mempertimbangkan atau melaksanakan persiapan yang memadai.
Padahal, tahapan persiapan ini sangat krusial dan harus dibuktikan dengan dokumen yang kuat. Jika diabaikan, hal ini dapat menjadi potensi masalah saat menghadapi pemeriksaan audit maupun pemeriksaan hukum. Apalagi jika barang yang dibeli memiliki nilai yang besar, hingga miliaran rupiah per transaksi.
Dalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022, tahapan e-purchasing dibagi menjadi dua, yaitu tahap persiapan dan tahap pelaksanaan. Tahap persiapan meliputi beberapa kegiatan penting, yaitu:
1. Penyusunan Spesifikasi Teknis (Spektek):Banyak yang bertanya, mengapa e-purchasing perlu membuat spektek? Bukankah e-purchasing tidak menggunakan dokumen pemilihan? Jawabannya adalah, spektek tetap dibutuhkan sebagai bahan untuk negosiasi. Spektek untuk e-purchasing sedikit berbeda dengan spektek untuk tender atau seleksi. Silakan pelajari lebih lanjut mengenai penyusunan spektek dalam dokumen yang jendelasulut.com bagikan.
2. Identifikasi Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri:Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi apakah barang yang dibutuhkan dapat dipenuhi dari produk dalam negeri (PDN) yang memiliki Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) dan Bobot Manfaat Perusahaan (BMP) di atas 40%. Jika tidak, maka dicari produk dengan TKDN kurang dari 20%. Jika masih tidak ada, barulah mencari produk PDN tanpa TKDN. Terakhir, jika semua opsi tersebut tidak tersedia, maka dapat mempertimbangkan impor.
3. Identifikasi Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia Usaha Kecil dan Koperasi:Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi apakah barang yang dibutuhkan dijual oleh penyedia dengan kualifikasi usaha kecil atau koperasi.
4. Pengumpulan Referensi Harga:Masih banyak yang menganggap bahwa e-purchasing sama dengan menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Padahal, dalam e-purchasing, tidak ada HPS. Saat membuat paket e-purchasing pada aplikasi katalog elektronik LKPP, Anda tidak akan diminta mengisi HPS. Yang dibutuhkan adalah pengumpulan referensi harga. Pengumpulan referensi harga ini akan kita bahas lebih lanjut di lain kesempatan.
Setelah semua tahapan persiapan dilakukan, barulah masuk ke tahap pelaksanaan e-purchasing. Jangan terburu-buru mengklik katalog tanpa persiapan yang matang.
Contoh Spesifikasi Teknis E-Purchasing:
Sebagai contoh, tim js akan menggunakan spesifikasi teknis pengadaan monitor LED LG 55UH5G strip H. Tim Js memilih produk ini karena memiliki TKDN yang lumayan besar dan cocok untuk kebutuhan monitor display. (Catatan: Saya tidak sedang mempromosikan merek tertentu. Harga produk ini sudah terpublikasi dan dapat dijadikan contoh untuk produk lain).
Dalam spesifikasi teknis, kita mengidentifikasi kebutuhan berdasarkan dokumen perencanaan pengadaan dan dokumen analisis pasar.
Kesimpulan:
E-purchasing adalah mekanisme pengadaan yang menjanjikan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Namun, implementasinya harus dilakukan dengan persiapan yang matang, terutama dalam penyusunan spesifikasi teknis, identifikasi prioritas penggunaan produk dalam negeri, dan pengumpulan referensi harga. Dengan memahami dan melaksanakan tahapan persiapan dengan baik, kita dapat meminimalkan risiko masalah di kemudian hari dan mewujudkan pengadaan yang berkualitas.
Penutup:
Semoga artikel ini bermanfaat bagi para pegiat pengadaan barang/jasa di seluruh Indonesia. Mari kita bersama-sama bertransformasi menuju pengadaan yang lebih baik di era digital ini.
